当社では、今年2月にはテレワーク体制の確立とオンラインミーティングにおけるルールを明確化し、3月から実際に導入、運用して参りました。
今回は、当社およびグループ会社の運用経験をもとに、有意義で効率的なオンラインミーティングにするための10の方法をご紹介いたします。

ポイント1：参加者の端末は1人1台が基本
同じ拠点から複数人が参加する場合も、各人がパソコン、タブレットなどのデバイスで参加することが望ましいです。会議室にビデオが1台のみ、という状況では各参加者の表情や様子がわからず、場のコンテクストを読み取ることが難しくなります。また、3密を避けるためにも効果的です。

ポイント2：カメラは常時オンに
参加者の把握、および発言者や聴講者の反応が分かるようにしておくことで、一方通行ではなく、相互のコミュニケーションを図ることができます。

ポイント3：マイク付きヘッドフォンを使う
そもそもハウリングする大きな理由のひとつは、スピーカーから出る音をマイクが拾い、それがまたマイクから出て…というサイクルが起こるためです。参加者全員がマイク付きヘッドフォンを身につけていれば、ハウリング等のトラブルを回避できます。

ポイント4：発言するとき以外はマイクをオフに
マイクをオフにしておくことで、タイピングや衣服の擦れる音など周囲の音が会議を妨げる心配はありません。

ポイント5：資料は共有ではなく“原則、それぞれ見る”
オンラインミーティングの際は、資料を事前に配信し会議中はそれぞれが見るようにします。画面が荒くなったり、重たいと参加者は集中できません。スライド資料や議事録、エクセルシートなどは開いておいて、見られるようにしておきましょう。

ポイント6：会議時間はなるべくショートに
集中力をもたせ、議題の混乱を防ぐため、複数の事項を話すときは、都度メンバーの選定と会議のスケジューリングを行いましょう。「1つの会議で1つの議題」を原則にすれば、短時間でも結論を出しやすい。目安はショート30分、ロング60分。

ポイント7：相づちや身振り手振り（ボディランゲージ）を積極的に
いくら顔が見えているとしても、表情だけでは伝わりづらくなります。話し手にちゃんと聞いていると伝わるように「うんうん」と声に出しながら、大きな相づちや身振り手振りをすると安心して話してもらえます。

ポイント8：話したい相手を指名
闇雲に話しかけても相手は誰が応えればよいのかわからず、発言者が被る、沈黙が生まれるなど、貴重な会議時間が余計なことに割かれてしまいます。誰に話しかけているのか明確にすることで、質疑応答がスムーズになります。

ポイント9：普段より高いトーンで、はっきりゆっくり発言する
声が低くて小さいと、普段にも増してオンラインミーティングでは聞き取りにくくなります。いつもの声のトーンを少し高めにすることを意識すると良いでしょう。また、相手に伝えたいところは、ゆっくり話すことを心掛け、発言に抑揚をつけましょう。

ポイント10：話す順序は「結論」→「現状」→「原因」→「対策」→「目標」
こちらは普段においても同様のことが言えます。限られた時間内の会議で成果を出すための基本です。発言する内容はポイントを3つに絞り、2分以内に報告事項をまとめましょう。

今後も当社で培ったノウハウをお客様へ発信してまいります。

最後に、グループ会社の株式会社iEPOでは、テレワークの導入サポートサービスを行っております。
ご用命の際には、お気軽にお問い合わせください。
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Writer 研究員　石山桃子